Jednací řád řídící skupiny a pracovních skupin SPSS
12. 8. 2011
Jednací řád řídící skupiny a pracovních skupin pro střednědobé plánování sociálních služeb na Osoblažsku
Jednací řád upravuje základní procedurální postupy při svolávání pracovních schůzek, jednání, přijímání závěrů a dalších náležitostí. Vztahuje se přímo na řídící i pracovní skupiny .
I. Úvodní ustanovení
Jednací řád řídící skupiny a pracovních skupin pro střednědobé plánování sociálních služeb (dále jen „Jednací řád“) je vnitřním předpisem řídící skupiny a pracovních skupin (dále jen ŘS a PS), který upravuje přípravu, obsah jednání, způsob usnášení a hlasování a zajišťování úkolů řídící skupiny a pracovních skupin střednědobého plánování sociálních služeb (dále jen ŘS SPSS, PS SPSS).
II. Svolání zasedání ŘS
- ŘS zasedá podle potřeby, nejméně však jedenkrát za dva měsíce.
- Zasedání svolává koordinátor ve spolupráci s předsedou ŘS.
V nepřítomnosti koordinátora svolává zasedání jiný člen, kterého pověřil. - Zasedání se svolává pozvánkou zaslanou elektronickou poštou nebo písemně, kterou vyhotovuje a rozesílá koordinátor ŘS SPSS tak, aby ji členové obdrželi nejpozději do 7 pracovních dní před zasedáním. Toto ustanovení neplatí, je-li dán naléhavý důvod ke konání mimořádného jednání. Pozvánka musí obsahovat kromě místa a doby také program zasedání. K pozvánce se připojují materiály k projednání (pokud nebyly členům doručeny dříve), případně též stanoviska a doporučení pracovních skupin nebo jiná odborná stanoviska.
- Na zasedání řídící skupiny jsou zváni její členové, případně členové pracovních skupin, nebo hosté.
III. Příprava jednání ŘS a PS
1. Přípravu jednání organizuje koordinátor střednědobého plánu rozvoje sociálních služeb na území Osoblažska společně s předsedou řídící skupiny v případě zasedání ŘS, v případě zasedání PS s vedoucím pracovní skupiny tak, aby se jednání ŘS konalo jednou za dva měsíce a jednání PS konalo nejméně jedenkrát za šest až osm týdnů.
2. Právo předkládat návrhy k zařazení do programu připravovaného jednání mají členové skupiny.
3. Návrhy členů skupiny se předkládají písemně koordinátorovi a to nejpozději do tří dnů od obdržení pozvánky. Návrhy zařadí koordinátor do programu.
IV. Účast členů na jednání ŘS a PS
1. Účast na jednání stvrzují všichni účastníci svým podpisem do prezenční listiny.
2. Jednání jsou povinni se zúčastnit navrhovatelé předkládaných materiálů zařazených do programu jednání.
3. Členové jsou povinni se zúčastnit každého jednání. V případě neúčasti je člen povinen se písemně (elektronicky) omluvit koordinátorovi SPSS z jednání.
V. Účast dalších osob na jednání ŘS a PS
1. Jednání ŘS jsou neveřejná.
2. Jednání PS jsou veřejná.
3. Jednání PS se může zúčastnit každý zájemce, který se nahlásí koordinátorovi, popř. vedoucímu pracovní skupiny. Tito zájemci nemají hlasovací právo. Pokud budou chtít přispět novým bodem do programu, budou členové PS hlasovat o doplnění programu tímto bodem. Hlasují pouze členové PS. Závěr je přijat, pokud pro něj hlasuje nadpoloviční většina přítomných členů. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedajícího. Hlasování probíhá pouze u schvalování zásadních dokumentů SPSS.
VI. Přijímání nových členů a zánik členství
1. Nový zájemce o členství v PS je představen v zastoupení koordinátorem.
2. Nezúčastní-li se člen tří po sobě jdoucích jednání PS bez omluvy, ani neprojeví jiným způsobem svoji aktivitu, vyzve jej koordinátor k vyjádření, zda chce ve členství pokračovat. Pokud se jedná o zástupce obce, o této situaci bude příslušná obec informována. Pokud člen nechce ve členství pokračovat nebo se nevyjádří do jednoho měsíce od vyzvání, jeho členství zaniká. Pokud se vyjádří, že chce ve členství pokračovat, ale opět se nezúčastní dvou po sobě jdoucích jednání pracovní skupiny bez omluvy, ani neprojeví jiným způsobem svoji aktivitu, jeho členství zaniká. Při zániku členství jediného zástupce obce, bude příslušná obec o této skutečnosti informována koordinátorem a vyzvána ke jmenování nového zástupce.
3. Pokud člen pracovní skupiny nedodrží principy SPSS, bude z procesu SPSS vyřazen na návrh pracovní skupiny. O vyřazení rozhoduje řídící skupina. Pokud člen řídící skupiny nedodrží principy SPSS, bude z procesu SPSS vyřazen na návrh řídící skupiny. O vyřazení rozhoduje starosta obce Osoblaha. Člen řídící skupiny je jmenován starostou obce Osoblaha. O zániku členství v řídící skupině rozhoduje starosta obce Osoblaha.
4. O zániku členství informuje koordinátor příslušnou PS a člena, kterému členství zaniká písemně.
VII. Průběh jednání ŘS a PS, hlasování
1. Jednání PS řídí vedoucí pracovní skupiny, který je zvolen členy pracovní skupiny. Jednání řídící skupiny řídí předseda řídící skupiny, kterým je manažer projektu. V případě jejich nepřítomnosti řídí jednání koordinátor.
2. Proběhne odsouhlasení programu doplněného o případné návrhy členů PS, veřejnosti a ŘS a proběhne schválení dvou členů jako ověřovatelů zápisu.
3. Průběh jednání PS a ŘS se řídí schváleným programem.
4. Schvalování zásadních dokumentů SPSS podléhá hlasování členů ŘS, podle povahy také hlasování v pracovních skupinách.
5. Vedoucí pracovní skupiny a předseda řídící skupiny řídí případné hlasování, jehož výsledek zjišťuje a vyhlašuje. Zápis pořizuje koordinátor SPSS, v případě jeho nepřítomnosti pořizuje zápis některý z přítomných členů řídící nebo pracovní skupiny. Na začátku jednání PS nebo ŘS přítomní členové schválí hlasováním dva ověřovatele zápisu z jednání. Výsledek hlasování zaznamená koordinátor SPSS do zápisu z jednání.
6. Zápis z PS a ŘS pořizuje koordinátor SPSS.
7. V zápise se uvádí:
· den a místo jednání, zúčastněné a omluvené osoby
· program a průběh jednání
· podané návrhy a dotazy
· schválené znění usnesení
· případný výsledek hlasování
· další projednávané skutečnosti
Zápis rozesílá koordinátor do 10 dnů od data jednání skupin ověřovatelům zápisu elektronicky, písemně, popřípadě jiným vhodným způsobem. Ověřovatelé se mohou k zápisu vyjádřit do 2 dnů od jeho doručení. Zápisy z jednání skupin musí být uloženy k nahlédnutí u koordinátora. Zápisy z jednání a usnesení přijatá skupinou zveřejní koordinátor na internetových stránkách SPSS do 15 dnů od data jednání.
7. Na PS je dohodnut termín, místo a čas konání další PS. Tato skutečnost je zaznamenána do zápisu z jednání.
8. Termín, místo a čas jednání další ŘS jsou předběžně dohodnuty na ŘS, které upřesní předseda ŘS.
VIII. Usnesení z jednání pracovní skupiny a řídící skupiny
a) V procesu plánování rozvoje sociálních služeb se bude pro schvalování návrhů
usnesení používat společný postoj všech členů PS. Pro schválení návrhů usnesení postačí souhlas nadpoloviční většiny přítomných členů PS. PS je usnášeníschopná za přítomnosti min. 5 členů.
b) V procesu plánování rozvoje sociálních služeb se bude pro schvalování návrhů
usnesení používat společný postoj všech členů ŘS. Pro schválení návrhů usnesení postačí souhlas nadpoloviční většiny přítomných členů ŘS. ŘS je usnášeníschopná za přítomnosti min. 5 členů.
V případě, že po odeslání pozvánky koordinátorem SPSS členům PS nebo ŘS a následném obdržení potvrzení účasti členů na zasedání zjistí koordinátor, že svolané zasedání PS nebo ŘS nebude usnášeníschopné, provede o této skutečnosti koordinátor SPSS zápis, ke kterému doloží vrácená odmítnutí a potvrzení účasti, oznámí tuto skutečnost vedoucímu svolávané PS či ŘS a manažerovi projektu, kteří se zrušením zasedání vyjádří souhlas (email, dopis, osobně) a tento souhlas bude připojen k zápisu a celý zápis bude uložen u koordinátora SPSS. Tato skutečnost bude následně oznámena všem členům původně svolávané PS nebo ŘS a na dalším konání ŘS bude o tomto podána členům ŘS zpráva, kterou vezmou na vědomí. Nové zasedání musí být uskutečněno do 15 pracovních dnů. Svolání se řídí tímto Jednacím řádem.
IX. Výstupy z jednání a kontrola plnění úkolů
1. Výstupy procesu SPSS jsou pravidelně předávány elektronicky na jednotlivé obce, jednotlivým poskytovatelům působícím na území Osoblažska. Jsou zveřejněny
na internetových stránkách SPSS. Minimálně 1x ročně jsou na jednání Zastupitelstva města prezentovány výsledky celého procesu SPSS. Výstupy jsou podkladem pro tvorbu SPSS, k naplnění jeho cílů a opatření.
2. Kontrolu plnění úkolů provádí vedoucí pracovní skupiny a předseda řídící skupiny
na následném jednání.
X. Změny v Jednacím řádu
Pro schvalování změn v Jednacím řádu postačí souhlas nadpoloviční většiny přítomných členů ŘS. Skupina je usnášeníschopná za přítomnosti min. 5 členů ŘS.
XI. Podávání a řešení stížností, řešení sporných otázek
1. Stížnosti a sporné otázky týkající se PS lze podávat koordinátorovi, který je zařadí do programu nejbližšího jednání PS. Pokud tento bod programu nebude na PS vyřešen, bude koordinátorem zařazen do programu nejbližšího jednání ŘS. Pokud tuto záležitost ŘS nevyřeší, rozhodne předseda ŘS.
2. Stížnosti a sporné otázky týkající se ŘS lze podávat koordinátorovi, který je zařadí do programu nejbližšího jednání ŘS. Pokud tuto záležitost ŘS nevyřeší, rozhodne předseda ŘS.
Jednací řád SPSS je nedílnou součástí Základní listiny SPSS Osoblažska.
Závěrečná ustanovení
- Tento Jednací řád nabyl účinnosti schválením ŘS dne
- Změny a doplňky Jednacího řádu podléhají schválení ŘS.